اسرار مکاتبات ایمیل تجاری ارسال خودکار کپی از پیام های ارسالی ارسال نامه های بسیار زیاد یا زنجیره طولانی مکاتبات

اگر همه گیرندگان نیازی به دیدن یکدیگر ندارند، فراموش نکنید که گیرندگان رایانامه را مخفی کنید.

BCC یا کپی کربن کور- این همان چیزی است که در روسی کپی پنهان نامیده می شود. به لطف آن، گیرنده تمام آدرس‌های دیگر را که نامه می‌رسد نمی‌بیند. این ویژگی در همه سرویس‌های ایمیل، از Outlook گرفته تا Gmail وجود دارد و اگر هنوز از وجود آن اطلاعی ندارید، ممکن است همکاران و مشتریان شما را دوست نداشته باشند.

اول از همه، Bcc یک آداب ناگفته در مکاتبات ایمیلی است. همانطور که نباید، به همان ترتیب نباید آدرس پستی دیگران را به کسی نشان دهید. و حتی اگر روی دکمه "پاسخ به همه" مورد علاقه خود کلیک کرده باشید، پیام شما در BCC به گیرندگان نخواهد رسید.

همه این را نمی دانند، اما BCC نه تنها از آدرس های ایمیل در برابر چشمان کنجکاو محافظت می کند، بلکه به عنوان نوعی آنتی ویروس عمل می کند و از ورود هرزنامه به رایانه شما جلوگیری می کند. این به این دلیل است که آدرس‌های ایمیل مخفی برای ویروس‌هایی که از طریق ایمیل سفر می‌کنند غیرقابل دسترسی است. و اگرچه یک آدرس ایمیل در اینترنت به اندازه آدرس خانه شخصی و مهم نیست، نباید آن را در دامنه عمومی بگذارید - در غیر این صورت به احتمال زیاد از ارسال هرزنامه جلوگیری نمی شود.

کریگ چایلد

روزنامه نگار

Bcc جایی است که شما مخاطبینی را قرار می دهید که نمی خواهید دیگران آن ها را ببینند. معمولاً برای ارسال نامه‌ها و هرزنامه استفاده می‌شود، اما این فیلد برای حفظ نجابت و نشان ندادن آدرس ایمیل به افراد خارجی نیز مناسب است. من فکر می کنم این اشتباه است که فکر کنیم مردم با دیدن آدرس آنها از دیگران راحت هستند. برای مثال، اگر دعوت به یک مهمانی است: همه یکدیگر را نمی‌شناسند، بنابراین دیدن اطلاعات تماس همدیگر برای افراد نامناسب است.»

اکثر مشتریان ایمیل، از جمله جیمیل, Mail.ru, Microsoft Outlook, موزیلا تاندربرد، به شما امکان می دهد چندین گیرنده را در آن قرار دهید یک کپی(در انگلیسی مخفف پذیرفته شده است اس اس)، یا Bcc (CCB). که در کپی هاگیرندگان می توانند آدرس دیگران را ببینند. در حالت دوم، هویت گیرندگان اضافی پنهان است.

افزودن آدرس گیرنده

برای تعیین گیرنده یا گیرندگان ایمیل، آدرس ایمیل آنها را در فیلد وارد کنید به چه کسی (که):

برخی از سرویس گیرندگان ایمیل به شما این امکان را می دهند که به سادگی نام کاربری خود را در یک فیلد وارد کنید که سپس به طور خودکار توسط برنامه پر می شود.

اگر از این فیلد برای ارسال ایمیل به چندین نفر استفاده کنید، هر یک از آنها می توانند لیست کامل سایر گیرندگان را ببینند.

نحوه ایجاد یک کپی از یک ایمیل

رشته CCیا کپی 🀄برای تبادل پیام های الکترونیکی به روشی غیرمستقیم تر از میدانی استفاده می شود به چه کسی. اگر شما مستقیماً به شخص در ایمیل خود خطاب نمی‌کنید، اما می‌خواهید آن شخص مکالمه را در رشته ایمیل دنبال کند یا به سادگی از موضوع آگاه باشد، این فیلد کپی 🀄یک گزینه عالی خواهد بود مخاطبی که در کپی هانامه، نامه ای خوانده نشده را در صندوق پستی خود دریافت می کند، درست مانند نامه ای که در صندوق قرار داده شده است به چه کسی; تنها تفاوت این است که شما نامه را ابتدا به چه کسی در متن ایمیل خود خطاب می کنید. در دنیای حرفه ای، ارسال پستی به کپی هابسیار مورد استفاده قرار می گیرد و در خدمت نگه داشتن همکاران در مورد رویدادها و موضوعات مختلف است.

با وارد کردن فهرستی از آدرس‌ها در فیلد، می‌توانید گیرندگان ایمیل را فهرست کنید کپی 🀄، که معمولاً بلافاصله در زیر زمین قرار دارد به چه کسی. همه افراد در این زنجیره از گیرندگان می توانند نام و آدرس ایمیل همه گیرندگان دیگر را ببینند:

نحوه BCC یک ایمیل

هر سرویس گیرنده ایمیل (Gmail، Outlook، Mozilla Thunderbird، Yahoo، و غیره) به فرستنده ایمیل اجازه می دهد تا به تعداد زیادی از افراد دسترسی پیدا کند بدون اینکه اطلاعات آنها در اختیار سایر کاربران زنجیره ایمیل قرار گیرد. این تابع نامیده می شود BCCیا کپی مخفی. می توانید با وارد کردن آدرس گیرندگان در فیلد، گیرندگان را مخفی کنید کپی مخفیبه جای استفاده از فیلدها به چه کسیو کپی 🀄:

شما می توانید از این قابلیت برای ایمیل های فردی و گروهی استفاده کنید. این به ویژه در صورتی مفید است که می خواهید مخاطبین خود را خصوصی نگه دارید، از آنها در برابر هرزنامه ها و ایمیل های ناخواسته محافظت کنید، یا به سادگی اگر نمی خواهید گیرندگان شما بدانند چه کسی همان پیام را دریافت کرده است.

رشته کپی مخفیهمیشه به طور پیش فرض برای همه مشتریان ایمیل در دسترس نیست. به عنوان مثال، در چشم اندازشما نیاز به رفتن به گزینه هابرای دسترسی به تنظیمات؛ V تاندربردشما باید این تابع را از منوی کشویی انتخاب کنید. V جیمیلنیاز به فشار دادن یک دکمه کپی 🀄و کپی مخفی; V Windows Live Mailشما باید کلیدها را به طور همزمان فشار دهید جایگزین + ب.

تصویر: © میزبانی وب - Unsplash.com

ارتباطات تجاری دنیای خودش با قوانین خاص خودش است. خیلی چیزها به نحوه رعایت این قوانین بستگی دارد: تأثیری که بر همکاران و شرکا می گذاریم، بهره وری کار و حتی پیشرفت شغلی.

جایگاه ویژه ای در ارتباطات تجاری، مکاتبات تجاری است که وظیفه روزانه اکثر کارکنان اداری و نه تنها است. توانایی انجام صحیح مکاتبات تجاری می تواند کمک خوبی برای انعقاد معاملات سودآور و ایجاد تصویر تجاری شما باشد.

بیایید برخی از ویژگی های نامه تجاری را بررسی کنیم. بنابراین، مکاتبات تجاری عبارتند از:

• استفاده از عبارات و کلیشه های قالب
• بی طرفی عاطفی،
• دقت معنایی و اختصار ارائه،
• استدلال خوب ساخته شده

مکاتبات تجاری به زبان انگلیسی همان مجموعه قوانین و کلیشه ها است که استفاده از برخی از آنها را برای همه کسانی که با شرکای خارجی یا در شرکت های بین المللی کار می کنند توصیه می کنیم. ما چندین عبارت مفید را مورد توجه شما قرار می دهیم که مکاتبات تجاری شما را تزئین می کند. این عبارات بر حرفه ای بودن شما تأکید می کند و به شکل گیری تصویر یک فرد تجاری کمک می کند. شروع کنیم!

1. لطفا پیوست را پیدا کنید

بیایید با کلاسیک شروع کنیم. اغلب شما باید اسناد مختلف یا فایل های دیگری را به یک نامه پیوست کنید. برای اطلاع گیرنده از وجود پیوست، این عبارت کامل است. از این گذشته ، کلمه "ضمیمه" در ترجمه به معنای "ضمیمه" است. این عبارت باید در انتهای نامه استفاده شود.

در اینجا چند نمونه از استفاده آورده شده است:

• لطفا نمونه کارها من را پیوست کنید.
• لطفاً کپی ضمیمه قرارداد/قرارداد را بیابید.

2. من فوروارد کرده ام

در صورتی که نیاز به فوروارد ایمیل برای سایر گیرندگان دارید، می توان از این عبارت استفاده کرد. برای اطلاع دادن به گیرنده در این مورد، عبارت "من فوروارد کرده ام" عالی است. مثلا:

• من رزومه آنا را برای شما ارسال کردم.
• من ایمیل جان را برای شما فوروارد کردم.

3. من cc'ed

شخصی که به تمام اسرار خصوصیات مکاتبات تجاری بی اطلاع است ممکن است معنی این مخفف عجیب را نفهمد. اما ما حرفه ای هستیم. “I’ve cc’ed” مخفف کلمه I have carbon copied است. این عبارت به معنای "کپی کردن کسی برای دریافت نامه" است.

بنابراین اگر می خواهید به کسی اطلاع دهید که از سایر گیرندگان کپی کرده اید، از این عبارت استفاده کنید. به عنوان مثال:

• من سارا را در این ایمیل ارسال کردم.
• من جک و جیمی را در این ایمیل‌ها بررسی کرده‌ام.

در مورد اختصاراتی که نمی توان در مکاتبات تجاری استفاده کرد، معمولاً برای این مورد استثنا قائل می شود.

4. برای جزئیات بیشتر

این عبارت روشی اثبات شده برای پایان مودبانه نامه خود به زبان انگلیسی است. "برای جزئیات بیشتر" به معنای "برای اطلاعات بیشتر"، "در جزئیات بیشتر". نمونه هایی از استفاده:

• برای جزئیات بیشتر در هر زمان با من تماس بگیرید.
• برای جزئیات بیشتر با مدیر فروش ما تماس بگیرید.

عبارت دیگری که به شما کمک می‌کند مودبانه را به پایان برسانید این است: «اگر سؤالی دارید، لطفاً با من تماس بگیرید». ترجمه شده، این به معنای "اگر سوالی دارید، در صورت تمایل برای من بنویسید."

5. من مشتاقانه منتظرم

عبارت «به جلو نگاه کن» به معنای «به جلو نگاه کردن» است. بنابراین اگر مشتاقانه منتظر پاسخ یا اقدام دیگری از طرف گیرنده هستید، استفاده از این عبارت کاملاً مناسب است. به عنوان مثال:

• منتظر پاسخ شما هستم
• من مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.

این عبارت بهتر است در انتهای نامه استفاده شود.

هنگام نوشتن نامه، باید مودب باشید حتی زمانی که واقعاً تمایلی به آن ندارید. توانایی نوشتن نامه های شایسته در هر شرایطی نشان دهنده حرفه ای بودن، اخلاق خوب و دانش شما از اخلاق تجاری است. در پایان، به شما یادآوری می کنیم که در مکاتبات تجاری باید دقت کلمات و سواد بی عیب و نقص را نشان دهید. استفاده از اختصارات نیز غیرقابل قبول است (به استثنای موارد نادر).

دوستان عزیز ایمیل ها را به زبان انگلیسی درست بنویسید! موفق باشید!

هر روز حدود 112.4 میلیارد نامه در سراسر جهان ارسال می شود که از این تعداد 122 نامه به یک نفر "می رسد". با وجود افزایش محبوبیت سایر کانال های ارتباطی آنلاین، تعداد ایمیل های ارسالی همچنان در حال افزایش است. این امر منجر به این می‌شود که افراد (از جمله مشتریان) به دنبال دلایلی برای نادیده گرفتن ایمیل‌هایی باشند که به توجه زیادی نیاز ندارند تا بتوانند روی پیام‌ها و کارهای مهم‌تر تمرکز کنند.

1. خود را به طور نامفهوم بیان کنید و به طور مشخص آنچه را که می خواهید نگویید

هدف از نامه چیست؟ آیا پیامی نوشته اید که گیرنده آن را بفهمد؟ شاید افرادی که به آنها پیام دادید به این دلیل پاسخ نمی دهند که نمی دانند شما از آنها انتظار پاسخ دارید؟

در مکاتبات آنچه را که نیاز دارید از مخاطب بخواهید: پرونده، تصمیم نهایی، توضیح. و در صورت نیاز به آنها اطلاع دهید - یک مهلت بنویسید. اگر به دلیل اینکه فقط اخبار را به اشتراک می گذارید نیازی به پاسخ نیست، آنها را نیز مطلع کنید.

شما به وضوح درخواست خود را فرموله کردید، اما به دلایلی هنوز به شما پاسخ نمی دهند ... دوباره بخوانید. آیا به راحتی می توان درخواست را با پس زمینه هر آنچه در نامه نوشته شده است پیدا کرد؟ آیا آنها می دانند که شما به طور خاص از آنها چه انتظاری دارید و نه از شخص دیگری؟

مشخص و واضح بنویسیدو مهلت پاسخگویی را فراموش نکنید.

2. خیلی طولانی و ناخوانا

حداقل یک بار در زندگی، هر یک از ما نامه های بسیار طولانی دریافت کرده ایم. وقتی برگه‌های متن را می‌بینیم، فقط از این فکر می‌کنیم که این پیام باید 100 بار دوباره خوانده شود تا چیز مهمی پیدا شود. آیا خودتان چنین نامه هایی را می خوانید؟ از مشتریان چه انتظاری دارید؟

خلاص شدن از شراز کلمات و عبارات امنی مانند "امیدوارم"، "اگر می توانستی"، "وقتی کمی وقت داشته باشی" و غیره.

برداشتنبازگویی گسترده مهم نیست که وظیفه شما چقدر بزرگ است.

فراهم کندپیامی با زمینه کافی برای اینکه گیرنده بفهمد در مورد چه چیزی صحبت می کنید.

نوشتننامه های کوتاه و فقط آنچه که به طور خاص به موضوع یا موضوع معین مربوط می شود.

استفاده کنیدجملات و کلمات ساده، مهم نیست در مورد چه چیزی می نویسید. پاراگراف های کوتاه، لیست های گلوله دار و فضای خالی می توانند به جلوگیری از سونامی کلمات کمک کنند.

3. تعداد زیادی از افراد کپی شده اند

وقتی نامه ای را برای تعداد زیادی از افراد کپی می کنید و می خواهید به آن پاسخی دریافت کنید، دو خطر اصلی وجود دارد.

اول، هیچ کس پاسخ نمی دهد یا به آنچه شما می خواهید اهمیت نمی دهد، با این فرض که شخص دیگری در لیست پستی شما از آن مراقبت خواهد کرد. این رفتار انسان، اثر تماشاگر نامیده می شود.

دوم اینکه کپی کردن بیش از حد افراد به یک عادت در ایمیل تبدیل شده است. اگر این کار را انجام دهید، قبلاً به افراد آموزش داده اید که ایمیل های خود را به بعد موکول کنند زیرا ایمیل ها شخصاً به آنها مربوط نمی شوند و اولویت پایینی دارند.

4. ارسال ایمیل های زیاد یا زنجیره طولانی مکاتبات

ارتباط نزدیک با مشکل قبلی، ارسال مداوم ایمیل ها با زنجیره ای از پاسخ ها به یک مکالمه طولانی، ارسال پاسخ ها و همچنین کپی نامه ها به همه گیرندگان است. آن قدر مگس آزاردهنده نباشید که در صندوق پستی شما وزوز می کند. هیچ کس این نامه ها را نخواهد خواند!

آیا می خواهید مشتریان به پیام شما پاسخ دهند؟ مطمئن شویدکه نامه به نکته نوشته شده بود.

5. خط موضوع بد

قوانین مربوط به نامه های فروش در مورد مکاتبات تجاری نیز اعمال می شود. نامه مهم با عنوان بد جلب توجه نمی کند. موضوع ایمیل شما باید واضح و قانع کننده باشد.

نوشتنیک خط موضوعی که برای خواندن در تلفن های هوشمند مناسب است. امروزه بسیاری از افراد ایمیل های خود را با تلفن همراه خود مرتب می کنند. همین امر در مورد خط اول نامه شما نیز صدق می کند. بر اساس آمار سرویس لیست پستی MailChimp، طول ایده‌آل یک خط موضوع 28-39 کاراکتر در نظر گرفته می‌شود، اما بیش از 50 کاراکتر نیست.

استفاده کنیدسطر اول نامه به عنوان انگیزه ای برای خواندن

6. اخلاق بد

نوشتن نامه های کوتاه و بیش از حد صریح با لحنی بی ادبانه حق حذف همه هنجارهای رفتار متمدنانه را نمی دهد. پیامی که چیزی بیش از «امروز یک بررسی درباره کتاب الکترونیکی برای من بفرست» نمی‌گوید کوتاه و صریح است. و چه کسی می خواهد به این پاسخ دهد؟

آداب نامه نگاری همچنان وجود دارد، مانند احوالپرسی و امضا در نامه ها. ایمیل نیز آداب خاص خود را دارد که باید رعایت کنید. اشتباهات گرامری افراد را خاموش می کند.

مردم دوست دارند به افراد خوب کمک کنند. تبدیل شودآنها را

7. مکاتبات ایمیلی به عنوان روشی نامناسب برای ارتباط

آنها از کانال های مختلفی برای ارتباط با مشتریان استفاده می کنند. و برای برخی نیازها، مکاتبات ایمیلی به دور از بهترین راه حل است.

چت ها و پیام رسان های فوری برای حل مسائل فوری مناسب هستند. برخی از کارها نیاز به بحث متفکرانه و مشترک دارند که ایمیل برای آنها مناسب نیست. بهترین گزینه تماس تلفنی یا چت تصویری است. و این زمانی منطقی است که چند نفر همزمان در بحث شرکت کنند.

تعداد زیادی فناوری برای تعامل اجتماعی در دسترس است. اما هدف شما دریافت پاسخ به نامه شماست. قبل از ارسال پیام ایمیل، در مورد آن فکر کنیدچقدر این روش در رسیدن به هدف شما موثر است.

P.S. ما مطمئن هستیم که لیست خطاهای بالا به شما این امکان را می دهد که در کار خود با پست تجدید نظر کنید و پاسخ های ضروری و مهم تر را به موقع دریافت کنید.

مقاله اصلی HubSpot. E. Gorbatenko، مدیر روابط عمومی INOSTUDIO، بر روی ترجمه متن کار کرد. ویرایش و اقتباس از متن - E. Polikanina، متخصص بازاریابی INOSTUDIO.

وقتی سوال ارسال تلگرام از طریق پست روسیه مطرح می شود، بسیاری مانند زمان شوروی صف ها را به یاد می آورند. اما با پیشرفت صنعت کامپیوتر و ورود آن به بخش پست، امکان ارسال تلگرام به صورت آنلاین و بدون صف و اعصاب غیرضروری توسط روسیه پست فراهم شد. اکنون دیگر نیازی به تطبیق با ساعات کاری اداره پست و اتلاف وقت نیست. حمل و نقل و پرداخت به روشی راحت برای شما وجود دارد. تلگرام پیامکی است که از طریق تلفن ارسال می شود.

برای ارسال تلگرام اکنون به هر وسیله ای مانند گوشی هوشمند یا تبلت با دسترسی به اینترنت نیاز دارید. یا یک کامپیوتر شخصی متصل به اینترنت. شما می توانید از هر کجا و در هر زمان مناسب برای شما ارسال کنید.

برای ارسال باید به سایت اداره پست مراجعه کنید، ثبت نام کنید و قسمت مربوط به فرم ارسال تلگرام را بیابید و تمام فیلدها را پر کنید. تمام داده های گیرنده و فرستنده را نشان می دهیم، سپس متن نامه را وارد می کنیم، سپس اقدام به انتخاب روش پرداخت می کنیم. بنابراین، ارسال تلگرام از طریق پست روسیه از طریق اینترنت به آسانی شلیک گلابی است.

پس از پایان نوشتن متن، برنامه به صورت خودکار تعداد کلمات را می خواند و بر این اساس هزینه تلگرام را ایجاد می کند. می‌توانید با انتقال وجه از تلفن، WebMoney یا Yandex.Money هزینه خدمات را پرداخت کنید. در صورت نیاز می توانید نسخه های تلگرام و همچنین نوتیفیکیشن را دریافت کنید.

بسیاری، با دانستن این که چنین روشی برای ارسال وجود دارد، شکست ها و زمان و اعصاب تلف شده خود را به یاد می آورند.

این سوال پیش می آید، اگر همه چیز به این آسانی و ساده باشد، هزینه ارسال تلگرام از طریق پست روسیه چقدر است؟?

تعرفه های ارسال تلگرام بسیار متفاوت است، همه اینها بستگی به نوع تلگرام ارسالی دارد:

• قیمت ارسال تلگرام معمولی و غیر فوری از طریق پست روسیه به ازای هر کلمه 2.8 روبل و برای فوری 4.10 روبل است. برای یک کلمه؛
• تعرفه های ارائه تلگرام عبارتند از: در صورت عادی و غیر فوری 13 روبل. در هر کلمه، فوری - 22 روبل؛
• برای تلگرام از انواع دیگر، مانند خارج از دسته، فوق العاده، به طور معمول غیر فوری به مبلغ 85 روبل پرداخت می شود. در هر کلمه؛
• تعرفه های تلگرام که تحویل آن به محل سکونت که در آن اتصال تلگراف یا تلفن وجود ندارد و همچنین با علامت "ثبت شده" انجام می شود 40 روبل است. برای یک کلمه؛
• هزینه اطلاع رسانی تحویل تلگرام از طریق تلگراف، برای موارد عادی غیر فوری، 189 روبل است. در هر کلمه، فوری 231 روبل. در هر کلمه؛
• هنگام ثبت نام و همچنین ثبت مجدد آدرس تحویل تلگرام، مشترک مبلغ 1500 روبل پرداخت می کند. در یک سال.؛
• قیمت تلگرام با اطمینان 281 روبل;
• در مورد کپی هایی از تلگرام که پس از درخواست صادر می شود، قیمت آنها 84 روبل است. برای 100 کلمه؛
• تلگرام نوشته شده به خط روسی و لاتین به مبلغ 20 روبل پرداخت می شود. در هر کلمه